Действия до защиты диссертации

• Соискатель готовит, как минимум, 6 экземпляров диссертации: для себя, для научного руководителя, для библиотеки организации, для оппонентов и ведущей организации. Также он готовит, как минимум, 2 экземпляра автореферата на обычных листах A4 для официальных оппонентов.
• Делается одна копия титульного листа автореферата - этот лист потом используется как контрольный лист. Контрольный лист автореферата изначально подписывается соискателем и научным руководителем.
• Соискатель получает бланки договоров для оформления оплаты оппонентам, которые должны быть заполнены ими заблаговременно, потом они должны быть подписаны руководителем или его заместителем и заверены печатью организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, и после этого они сдаются в Ученый совет. Эти действия могут выполняться параллельно с другими, и не влияют на начало других действий перед защитой.
• Готовятся сопроводительные письма для направления диссертации оппонентам и ведущей организации. Письма готовятся на бланках организации, принявшей диссертацию к рассмотрению и подписываются ученым секретарем Ученого совета. Письма являются официальной просьбой Ученого совета к оппонентам и ведущей организации для рассмотрения диссертации соискателя и составления отзыва на нее, но не являются документами строгой отчетности, и поэтому в случае гарантированной предварительной договоренности научного руководителя (диссертационного совета, соискателя) с оппонентами и ведущей организацией можно обойтись без сопроводительных писем.
• Соискатель как можно скорее знакомит официальных оппонентов с диссертацией и авторефератом, после чего, в первую очередь, необходимо получить их подписи на контрольном титульном листе автореферата - этим они свидетельствуют о том, что они подтверждают соответствие содержания автореферата содержанию диссертации (в это же время можно также оформить бланки договоров оплаты оппонентам).
• После этого соискатель готовит один экземпляр автореферата на обычных листах A4 для тиражирования, подписывает информационный лист (второй лист) у ученого секретаря диссертационного совета и относит этот экземпляр вместе с контрольным титульным листом в Ученый совет. Контрольный титульный лист остается в Ученом совете.
• Заранее планируется день рассылки автореферата по почте - он должен быть не позднее, чем за 1 месяц до защиты. На информационном листе (второй лист) автореферата указывается дата рассылки автореферата. После этого если организация, принявшая к рассмотрению диссертацию, имеет собственную типографию или договор с какой-либо сторонней типографией, то Ученый совет выдает квиток на тиражирование, который заверяется в бухгалтерии организации и после этого вместе с готовым для тиражирования экземпляром автореферата сдается в типографию.
• Типография выполняет тиражирование автореферата в 100 экземплярах в формате буклета (двусторонняя печать на согнутых пополам листах A4, всего по 4 страницы на листе A4). Сам буклет по размеру соответствует формату A5 (148 x 210 мм). Соискателю выдается часть тиража - 11 экземпляров, причем 1 экземпляр является контрольным.
• 1 экземпляр автореферат сдается в научный фонд библиотеки организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, которая на контрольном экземпляре автореферата ставит свою печать. 9 экземпляров автореферата сдаются в Российскую Книжную Палату, которая на контрольном экземпляре автореферата и в списке рассылки автореферата ставит свою печать. После этого список контрольный экземпляр возвращается в типографию, и соискатель получает остальные 89 экземпляров автореферата.
• 1 экземпляр диссертации и 1 экземпляр автореферата сдается научный читальный зал библиотеки организации, принявшей диссертацию к рассмотрению, которая в списке рассылке ставит свою печать и дату сдачи диссертации. После этого список рассылки сдается в Ученый совет.
• Готовится необходимое количество чистых конвертов (для корреспонденции формата A5) для рассылки автореферата по почте и на них печатаются адресы получателей. В конверты вкладываются авторефераты, но сами конверты не заклеиваются. В день рассылки конверты вместе с авторефератами относятся в Ученый совет, где они готовятся для рассылки и заклеиваются. После этого они сдаются в почтовое отделение, к которому прикреплена организация, принявшая диссертацию на рассмотрение.
• 6 экземпляров автореферата сдаются в Ученый совет.
• Готовятся листки напоминания о защите диссертации членам диссертационного совета (формат листа напоминания: 210 x 74 мм).
• Напоминания подписывает ученый секретарь диссертационного совета. Напоминание для каждого члена диссертационного совета вместе с одним экземпляром соискатель доставляет лично либо по почте.
• Официальные оппоненты должны изучить диссертацию и автореферат, и подготовить отзывы на диссертацию в 2-х экземплярах (часто соискатель также участвует в составлении отзыва). Оппоненты подписывают свой отзыв, далее их подпись должна быть заверена подписью сотрудника и печатью отдела кадров организации, в которой работает оппонент, обязательно указывается дата подписи отзыва. Отзывы оппонентов должны быть получены соискателем и сданы в Ученый совет не позднее, чем за 10 дней до защиты диссертации, дата подписи отзыва должна быть не позднее 14 дней до защиты.